プレスリリースはWordで作成すべき？取材獲得率80%超のプロが教える活用術

プレスリリース作成にWordが選ばれ続ける意外な理由

プレスリリースを作成する際、デザインツールやクラウドサービスを検討される経営者の方は多いですが、実はメディア記者が最も扱いやすく、取材につながりやすいのはWord（ワード）形式をベースにした構成です。多くの広報担当者が「見栄え」を重視してデザインに凝りすぎる一方で、情報を生業とする記者は「情報の再利用性」と「シンプルさ」を重視しています。株式会社CA CAMPANYでは、年間200社以上の相談を受け、取材獲得率80%以上を維持していますが、その根幹にあるのはWordでも十分に再現可能な「取材を設計する」という考え方です。

結論から申し上げますと、Wordは単なる文書作成ソフトではなく、記者が記事を執筆するための「素材集」として機能します。この記事では、比較検討中の方が知っておくべきWord活用のメリット、具体的な作成手順、そして他のツールとの比較を通じた最適な選択肢を解説します。

Wordで作成する最大のメリットは「記者の利便性」

なぜ多機能なデザインツールではなくWordが推奨されるのでしょうか。それは、記者がプレスリリースを受け取った後の行動を想像すると明確になります。記者は届いた情報をそのまま記事にするのではなく、必要な箇所をコピー＆ペーストして下書きを作成します。Wordで構成されたシンプルな文書は、この作業を劇的にスムーズにします。

• テキストのコピーが容易：特殊なフォントや装飾がないため、文字化けやレイアウト崩れを気にせず引用できる。
• 編集の自由度：記者が社内会議用に要約する際、Word形式であれば加工が容易である。
• ファイル軽量化：高解像度の画像が埋め込まれたPDFに比べ、メール添付でも負担が少なく、モバイル環境でも閲覧しやすい。

Wordとデザインツール・配信サービスの徹底比較

プレスリリースの作成手段は主に3つあります。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合わせて選択することが重要です。

1. Word（文書作成ソフト）

メリット：操作が簡単で、誰でも修正が可能です。株式会社CA CAMPANYが提唱する「取材の設計」を最も忠実に反映でき、情報の骨子を伝えるのに最適です。
デメリット：ビジュアル重視のファッション誌やライフスタイル誌向けには、少し地味な印象を与える場合があります。

2. Canva等のデザインツール

メリット：視覚的に訴求力のある、雑誌のようなレイアウトが可能です。新商品の「見た目」が最大の売りである場合に有効です。
デメリット：テキストが画像化されている場合、記者が内容をコピーできず、記事化のハードルを上げてしまうリスクがあります。

3. プレスリリース配信サービスの専用エディタ

メリット：Webブラウザ上で作成でき、そのまま多くのメディアに一斉送信できます。SEO効果も期待できます。
デメリット：プラットフォームに依存するため、自社でデータを管理しにくい側面があります。また、定型文になりやすく、独自の「切り口」が埋もれがちです。

取材を設計するWordプレスリリースの作成手順

ただWordで文字を打つだけでは、取材は獲得できません。株式会社CA CAMPANYが実践している、取材獲得率80%超を実現するための具体的な設計手順をご紹介します。

手順1：記者の目に留まる「3段タイトル」の構成

Wordの最上部には、最も重要な情報を配置します。メインタイトル、サブタイトル、リード文を明確に分け、一目で「なぜ今、このニュースを報じる必要があるのか」が伝わるようにします。

手順2：事実関係を整理する「5W1H」の徹底

地方の中小企業が全国メディアを狙う場合、主観的な感想ではなく客観的な事実が求められます。Wordの箇条書き機能を活用し、いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように行うのかを整理します。「取材は偶然ではなく設計できる」という信念のもと、記者がそのままニュース原稿として使えるレベルまで情報を具体化します。

手順3：連絡先の明記と「返信しやすさ」の工夫

Wordの末尾には、必ず担当者の直通電話番号とメールアドレスを記載します。記者は締め切りに追われているため、不明点をすぐに確認できる体制があるだけで、取材の確率は格段に上がります。

Wordで作成する際の注意点とよくある誤解

Wordを使用する際に、多くの事業者が陥りやすい落とし穴があります。これらを回避することで、よりプロフェッショナルな印象を与えることができます。

• PDF化して送るのが基本：Wordファイルのまま送ると、OSの環境によってレイアウトが崩れる恐れがあります。最終的にはPDF形式で保存し、送信するのがマナーです。
• 画像の解像度に注意：Wordに画像を貼り付けると自動的に圧縮されることがあります。メディア露出を狙うなら、高解像度の画像は別途クラウドストレージのリンクを貼るなどの工夫が必要です。
• 装飾は最小限に：カラフルな文字や過度な太字は、かえって読みにくさを招きます。強弱をつけるのは、本当に伝えたい1箇所か2箇所に絞りましょう。

よくある誤解：「Wordだと手抜きに見えるのではないか？」

「もっとおしゃれなデザインにしないと、地方の会社だと思われて相手にされないのでは？」という不安を抱える経営者の方もいらっしゃいます。しかし、メディアが求めているのは「デザイン」ではなく「ニュース価値」です。NHKや日経新聞などの主要メディアほど、過度な装飾よりも情報の正確性と社会性を重視します。株式会社CA CAMPANYでは、あえてシンプルな構成にすることで、情報の質を際立たせる戦略を推奨しています。

再現性のあるPR手法を求める経営者へのアドバイス

広告費をかけても反応がない、SNSの更新に疲弊しているという会社こそ、プレスリリースの本質に立ち返るべきです。Word1枚のリリースが、テレビ出演や新聞掲載を引き寄せ、事業の信用度を一気に高める武器になります。広報が属人化している組織でも、Wordのテンプレートと「取材を設計する思考法」があれば、再現性のあるPR体制を構築することが可能です。

もし、「自分の商品のどこにニュース価値があるのかわからない」「Wordで書いてみたが、これで取材が来るか自信がない」と感じているのであれば、プロの視点を取り入れるのが近道です。株式会社CA CAMPANYでは、取材可能性が低い案件については、誠実にお断りすることもあります。それは、お客様の貴重なリソースを無駄にせず、確実に成果につながる伴走をしたいと考えているからです。

チェック項目：あなたのWordリリースは準備万端ですか？

• タイトルに「社会的な背景（なぜ今なのか）」が含まれているか
• 記者がコピー＆ペーストしやすいテキスト形式になっているか
• 画像は「何の写真か」がわかるキャプションが付いているか
• 問い合わせ先に、即座に対応できる電話番号が記載されているか
• 専門用語を避け、中学生でも理解できる言葉で書かれているか

これらの項目をクリアしたWordのプレスリリースは、あなたの会社の強力な営業マンとなります。露出で終わらせず、売上増や採用強化という実利につなげるための第一歩を、今日から踏み出しましょう。CACOMPANYは、地方から全国へ挑戦する経営者の皆様を、戦略的な広報支援でバックアップします。

まずは現状のPR戦略を診断してみませんか

自社の強みをどう言語化し、どのようにメディアへ届けるべきか。最短ルートで取材を獲得するための設計図を一緒に描きませんか。株式会社CA CAMPANYでは、これまでの実績に基づいた具体的なアドバイスを提供しています。

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最終更新日: 2026.06.02