記者発表会の開き方と失敗しない手順！地方企業が取材を呼ぶ方法

記者発表会の開き方で悩む地方経営者様へ

「素晴らしい新商品が完成したけれど、どうやって世の中に広めればいいのかわからない」「広告やSNS発信を頑張っているのに、思うように認知度が上がらない」と頭を抱えていませんか。メディアに一斉にアプローチできる記者発表会は、認知拡大と信頼性獲得の強力な手段です。しかし、いざ開催しようとしても、具体的な準備手順やメディアの呼び方が分からず、二の足を踏んでしまう経営者様は少なくありません。

結論から申し上げますと、地方の中小企業であっても、正しい手順とメディアが求める「切り口」を設計すれば、記者発表会を成功させてテレビや新聞などの取材を獲得することは十分に可能です。取材は偶然の産物ではなく、事前の準備と設計によって引き寄せられます。本記事では、初めて記者発表会を検討している経営者様に向けて、具体的な開き方の手順や自社開催と外部委託の比較、成功のためのチェックリストまで詳しく解説します。

記者発表会とは？プレスリリースとの違いと開催のメリット

記者発表会とは、新商品や新サービスの発表、新規事業への参入などの重要な節目に、メディア関係者を会場に集めて直接説明を行うイベントです。ここでは、プレスリリースとの違いや、開催することで得られる具体的なメリットを整理します。

プレスリリースとの決定的な違い

プレスリリースは、新情報を文書や画像にまとめてメディアに送付する「情報提供の手段」です。一方、記者発表会は、その情報を五感で体験してもらう「体験型のイベント」と言えます。実際に商品を手に取ってもらい、開発者の生の声を聞くことで、記者は記事や番組の構成をイメージしやすくなります。これにより、プレスリリース単体と比べて、圧倒的に深い内容の報道（パブリシティ）が期待できるのが特徴です。

地方の中小企業が記者発表会を開く3つのメリット

• 一斉に複数のメディアへ露出できる：一度の開催で、テレビ、新聞、Webメディアなど複数の媒体に同時に取り上げられるチャンスが生まれます。
• 事業の信用度が飛躍的に向上する：メディアに露出することで、顧客だけでなく、取引先や採用活動における信頼性が格段に高まります。
• 熱量やこだわりを直接伝えられる：文章だけでは伝わりにくい開発の背景や経営者の想いを、自らの言葉と表情で直接記者に届けられます。

【比較】自社で開く vs PR会社に委託する

記者発表会の開き方には、自社スタッフ中心で運営する「完全自社開催」と、専門のPR会社にサポートを依頼する「外部委託」の2通りがあります。それぞれの特徴とメリット・デメリットを比較してみましょう。自社のリソースや予算に合わせて最適な方法を選択することが大切です。

完全自社開催（インハウス）の特徴

自社の社員が企画からメディア誘致、当日の運営までをすべて行う方法です。

• メリット：外注コストを大幅に抑えられること、社内に広報・PRのノウハウが蓄積されることです。自社の熱量を直接メディアにぶつけやすい強みもあります。
• デメリット：準備に膨大な時間と人手がかかるため、通常業務を圧迫する恐れがあります。また、メディアとのコネクションがない場合、集客に苦戦するリスクがあります。

PR会社への委託（アウトソーシング）の特徴

企画の立案、会場手配、プレスリリースの作成・配信、メディアへの個別アプローチ、当日の進行などをプロに任せる方法です。

• メリット：メディアが取材したくなる「切り口」をプロの視点で設計してもらえるため、取材獲得の確率が格段に上がります。当日のスムーズな運営も保証されます。
• デメリット：数十万〜数百万円規模のまとまった費用が発生します。また、丸投げにしてしまうと社内に広報ノウハウが残りにくくなります。

どちらを選ぶべきかの判断基準

「予算を抑えて、まずは社内の広報体制を自走させたい」という場合は、伴走型のPRコンサルティングを活用しながら自社主導で進める方法がおすすめです。一方で、「社内にまったくリソースがなく、一世一代の新プロジェクトなので絶対に失敗できない」という場合は、実績のあるPR会社へ全面的に委託するのが賢明です。

記者発表会を成功させるための実践8ステップ

記者発表会を自社で開く場合、どのような手順で進めればよいのでしょうか。開催の2ヶ月前から当日、そして開催後に必要な手順を8つのステップに分けて解説します。

ステップ1：開催目的とターゲットメディアの明確化（2ヶ月前）

まずは「なぜ記者発表会を開くのか」という目的を言語化します。そして、その情報を届けてほしいメディア（地元のテレビ局、地方紙、業界の専門誌など）を具体的にリストアップします。ターゲットが曖昧なままでは、発表会の内容もブレてしまいます。

ステップ2：メディアの興味を惹く「切り口」の設計

記者が最も嫌うのは「単なる企業の宣伝」です。メディアが求めているのは「社会性」「トレンド性」「地域性」のあるニュースです。「この商品は、地域のどのような課題を解決するのか」「なぜ今、この商品が必要なのか」という、社会と自社をつなぐ切り口を徹底的に考え抜きます。

ステップ3：日時と会場の決定（1.5ヶ月前）

開催日時は、記者が動きやすい平日の火・水・木曜日の11:00〜15:00頃がベストです。月曜日は週初めの会議が多く、金曜日は週末のニュース対応で記者が忙しいため避けるのが無難です。会場は、アクセスの良い主要駅近くの会議室や、商品に関連するストーリーのある場所（自社工場や開発現場など）を選定します。

ステップ4：プレスリリース（案内状）の作成と送付（1ヶ月前〜2週間前）

記者発表会の開催を知らせる「案内状（プレスリリース）」を作成します。ここには、日時・場所だけでなく、「なぜ今この発表を行うのか」「当日はどのような体験ができるのか（試食、体験会、フォトセッションなど）」を魅力的に記載します。開催の2週間前までにはメディア各社へ届けます。

ステップ5：メディアへの個別アプローチ（2週間前〜数日前）

案内状を送るだけでは、多くのプレスリリースに埋もれてしまいます。ターゲットとするメディアや記者に対して、電話やメールで個別に連絡を入れ、発表会の趣旨と見どころを直接伝えます。この丁寧なアプローチが、当日の出席率を大きく左右します。

ステップ6：資料と会場の準備（1週間前）

当日に記者へ配布する「プレス番（プレスキット）」を用意します。会社概要、発表内容の詳細テキスト、高解像度の商品画像データなどをフォルダにまとめます。また、プレゼンテーション用スライドの作成や、当日の動線確認、リハーサルもこの時期に行います。

ステップ7：発表会当日の運営

受付での名刺回収、スムーズな進行、プレゼンテーション、そして記者が写真を撮影するための「フォトセッション」の時間を必ず設けます。テレビカメラが入る場合は、撮影しやすいスペースや照明の確保にも配慮が必要です。発表会終了後には、個別取材（囲み取材）の時間も用意しておきます。

ステップ8：アフターフォローと効果測定（開催後）

当日来場してくれた記者にお礼の連絡を入れ、追加の質問や必要な素材がないかを確認します。また、急な事件・事故などで当日来られなかったメディアに対して、発表会の資料と写真を送付する「事後アプローチ」も極めて有効です。後日、実際に掲載・放映されたメディアをチェックし、効果を測定します。

よくある誤解と注意点

記者発表会を開くにあたり、多くの企業が陥りがちな誤解や注意点を紹介します。これらを事前に把握しておくことで、失敗のリスクを大幅に減らすことができます。

誤解1：記者発表会を開けば必ずメディアが集まる

「記者発表会を開催します」と告知するだけで記者が集まるわけではありません。記者は日々、膨大な情報の中から「今日、取材に行く価値があるか」をシビアに判断しています。自社が伝えたいこと（プロダクトアウト）ではなく、メディアが報じたいこと（マーケットイン）に徹底的に寄り添った企画設計が不可欠です。

誤解2：有名なPR会社に頼めば100%取材が獲得できる

どれだけ大手のPR会社に依頼しても、ニュースバリュー（報道価値）が低い案件であれば取材は獲得できません。大切なのは、自社の強みや地域性を深く理解し、取材可能性が低い場合には「今は発表会ではなく、別の方法をとりましょう」と誠実に提案してくれるパートナーを選ぶことです。露出そのものをゴールにせず、その後の事業成果まで伴走してくれる視点が欠かせません。

記者発表会成功のためのチェックリスト

開催準備の段階で、以下の項目がクリアできているか確認してみましょう。

• □ 社会的背景（なぜ今この発表が必要なのか）を説明できるか
• □ ターゲットメディアの記者が関心を持つ「切り口」が設計されているか
• □ 記者が撮影しやすい「フォトセッション」や「体験の場」を用意しているか
• □ 開催日時は、メディアが取材・編集しやすい平日の日中に設定されているか
• □ 当日配布するプレス資料（プレスキット）は不備なく準備できているか
• □ 来場できなかった記者への事後フォロー体制は整っているか

露出で終わらせず、事業の成果につなげるために

記者発表会は、メディアに掲載されること自体がゴールではありません。大切なのは、獲得したメディア露出（パブリシティ）をきっかけに、会社の信頼性を高め、営業活動の促進や採用活動の強化、そして最終的な売上増につなげることです。

株式会社CA CAMPANYでは、これまでに年間200社以上のPR相談をお受けし、NHKや日経新聞をはじめとする全国メディアへの掲載実績を多数積み上げてまいりました。私たちは「取材は偶然ではなく、設計できる」という信念のもと、受注案件の取材獲得率80%以上という高い実績を維持しています。取材可能性が低いと判断した場合には、無理に開催を勧めず、別の最適なアプローチを提案する誠実な姿勢を大切にしています。

「自社の商品で記者発表会が開けるだろうか」「メディアに届く切り口がわからない」とお悩みの経営者様は、ぜひ一度、私たちのノウハウをご活用ください。露出のその先にある、貴社の事業基盤を強化するためのPR戦略を一緒に描きませんか。

まずは、現在の課題や商品の強みを整理する、60分の無料PR戦略診断（個別相談）をご利用ください。専門のコンサルタントが、貴社ならではの「取材を設計する切り口」をご提案いたします。お気軽にお問い合わせフォームまたはLINEからご相談ください。

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