広報部の設置方法は？兼任から組織化する手順と成功のチェックリスト

広報部を設置する最適な方法とは？結論から解説

地方の中小企業や、広告・SNSに限界を感じている経営者が「広報部を設置してメディア露出を狙いたい」と考えたとき、何から手をつければよいでしょうか。結論からお伝えすると、広報部の設置は「兼任担当者の選定」「PR戦略の設計」「自走化の仕組みづくり」という3つのステップを順に踏むことが最も確実な方法です。

実際に、年間200社以上のPR相談を受ける中で、最初から専任の大人数グループを作るケースは稀です。まずは1名の兼任からスタートし、再現性のあるPR手法を社内に蓄積していくアプローチが最もリスクが低く、成果につながりやすいのです。取材獲得は偶然ではなく、正しいプロセスを踏めば設計できます。本記事では、未経験からでも社内に広報体制を作り、テレビや新聞などのメディア露出を獲得するための具体的な設置手順をQ&A形式で詳しく解説します。

広報部の設置方法に関するよくある質問（Q&A）

広報組織を新設するにあたり、経営者が抱きがちな疑問にQ&A形式でお答えします。

Q1. 広報部を立ち上げる際、最初に準備すべきことは何ですか？

A1. 「広報活動を通じて、どのような経営課題を解決したいか」という目的の明確化と、社内情報の集約ルートの確保です。

広報部の設置でよくある失敗は、目的が曖昧なまま「とりあえずプレスリリースを毎月書く」といった作業に終始してしまうケースです。まずは、認知度向上、採用強化、営業活動の支援など、自社が今最も必要としている成果を定義してください。その上で、社内の新しい商品情報や開発秘話が、自然と広報担当者に集まる仕組み（社内ヒアリングのルート）を整えることが最初のステップとなります。

Q2. 初代の広報担当者には、どのような人材を選べばよいですか？

A2. 自社の商品やサービスに強い愛着を持ち、社内外の人と円滑にコミュニケーションが取れる人材が適任です。

広報の実務経験やメディアとのコネクションは、後からいくらでも補うことができます。それよりも「自社の強みを熱量を持って語れること」や「他部署から情報を引き出す愛嬌と調整力」があるかどうかが重要です。広報ゼロからスタートして自ら取材を獲得した実体験を持つ多くの担当者も、最初は未経験からのスタートでした。

Q3. 広報部を設置してから、最初の成果が出るまでにどれくらいの期間がかかりますか？

A3. 一般的には3ヶ月〜半年程度が目安となります。

最初の1〜2ヶ月は、自社の強みの棚卸しやプレスリリースの切り口設計、メディアリストの作成といった「土台作り」に費やします。3ヶ月目以降から、設計した切り口をもとにメディアへアプローチを開始し、取材獲得のチャンスが生まれ始めます。焦らずに、再現性のあるPR手法を社内に定着させることが、一時的ではない事業基盤の強化につながります。

広報部を設置するための具体的な5ステップ

実際に広報部を立ち上げ、機能させるための具体的な手順を解説します。

ステップ1：広報の目的とゴール（KPI）の設定

まずは広報活動のゴールを明確にします。「半年以内に地元紙での掲載を1件獲得する」「新商品の認知度を高めて問い合わせを20%増やす」といった、具体的かつ測定可能な目標を設定しましょう。露出の数だけでなく、それが事業の信用度向上や営業のしやすさにどう貢献したかを評価基準に含めることが大切です。

ステップ2：担当者の選定と権限の付与

社内から適任者を選びます。このとき重要なのは、経営者直属のポジションに配置するか、経営会議への参加権限を与えるなど、社内の重要情報にいち早くアクセスできる環境を作ることです。情報伝達のスピードが、メディア露出の成否を大きく左右します。

ステップ3：自社の「強み」と「メディアが好む切り口」の整理

いい商品を持っているのに認知度が上がらない事業者の多くは、自社の視点だけでアピールしてしまっています。メディアが求めているのは「社会性」「トレンド性」「新規性」です。自社の技術や商品が、現代の社会課題とどう結びついているかを整理し、記者に届く切り口として再定義します。

ステップ4：メディアリストの作成とアプローチの開始

テレビ、新聞、Webメディアなど、自社がターゲットとする媒体と、その担当部署をリサーチしてリスト化します。NHKや日経などの全国メディアから、地域密着のローカルメディアまで、自社のストーリーを最も届けるべき相手を絞り込み、プレスリリースや企画書を送付します。

ステップ5：PDCAサイクルを回し、ノウハウを蓄積する

取材の成否に関わらず、メディアからの反応を記録・分析します。「なぜ今回は取材に繋がらなかったのか」「どのような切り口なら関心を持ってもらえたか」を検証し、次回の企画に活かします。この繰り返しが、広報の属人化を防ぎ、社内でPRが自走する仕組みを作ります。

広報部設置における注意点とよくある誤解

広報部の設置を進める上で、経営者が陥りがちな落とし穴について解説します。

• 「広告」と「広報（PR）」を混同してしまう： 広告はお金を払って枠を買い、自社が言いたいことを発信するものです。一方、広報はメディアに「価値ある情報」として取り上げてもらうものであり、客観的な信頼性が得られるメリットがあります。この違いを理解していないと、広告のような売り込み型のプレスリリースを配信し続け、メディアから敬遠される原因になります。
• 最初から完璧な専任組織を作ろうとする： 専任の広報部をいきなり立ち上げると、コスト面での負担が大きく、早期の成果を焦るあまり活動が空回りしがちです。まずは既存業務との兼任からスタートし、成果の拡大に合わせて徐々に専任化していくステップを踏むのが安全です。
• 取材獲得は「人脈（コネ）」がすべてという誤解： メディアとのコネクションがなければ取材されないと思われがちですが、それは誤解です。記者が求めているのは「読者や視聴者にとって有益で面白い情報」です。人脈がなくても、取材されるに値する切り口が設計されていれば、全国メディアからの取材獲得は十分に可能です。

広報部の設置を成功させるためのチェックリスト

体制づくりをスムーズに進めるために、以下の項目が準備できているか確認してみましょう。

• 経営陣が、広報活動の重要性と「長期的な視点が必要であること」を理解しているか
• 広報担当者が、各部署のキーマンに直接ヒアリングできる関係性が作れているか
• 自社の理念や商品の開発背景など、ストーリー化できる素材が整理されているか
• 取材が入った際に、迅速に対応できる社内調整のフローが決まっているか
• 露出した実績を、ホームページや営業資料に二次利用して信頼性を高める体制があるか

社内に広報の自走化を確立するために

広報部を設置し、一時的な露出で終わらせずに成果につなげるためには、社内に「取材を設計できるノウハウ」を定着させることが不可欠です。しかし、社内に経験者がいない状態から手探りで進めるのは、時間もコストもかかります。取材可能性が低い案件は事前にお断りする誠実な姿勢のもと、確実な一歩を踏み出すためのサポート体制を整えることが、結果として最短で成果を出すことにつながります。

株式会社CA CAMPANYが運営する「CACOMPANY」では、受注案件の取材獲得率80%以上、年間200社以上のPR相談実績を誇り、NHKや日経など全国メディアへの掲載実績を多数有しています。広報ゼロから自ら取材を獲得した実体験に基づき、社内に広報体制を作る実践研修や、社長の壁打ちパートナーとなる戦略会議を提供しています。

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