プレスリリース送り方チェックリスト！取材を設計する送信手順

プレスリリースは「送り方」で取材獲得率が大きく変わる

プレスリリースの送り方を変えるだけで、メディアからの取材獲得率は劇的に向上します。多くの事業者は「原稿の良し悪し」だけで掲載が決まると考えがちですが、実はどれだけ素晴らしい内容であっても、記者の手元に届き、読まれる送り方ができていなければゴミ箱行きになってしまいます。取材は偶然ではなく、届けるプロセスまで緻密に設計できるものです。

株式会社CA CAMPANYでは、これまで年間200社以上のPR相談を受け、NHKや日経新聞をはじめとする全国メディアへの掲載を多数サポートしてきました。その中で培った「メディアの心をつかむ送り方」のノウハウを、初心者でもすぐに実践できるチェックリスト形式で解説します。広告費をかけずに自社の認知度を高め、信頼性を獲得するための具体的なアプローチ方法をマスターしましょう。

プレスリリース送信前の準備チェックリスト

プレスリリースを実際に送る前に、まずは受け手であるメディアの環境や、自社の受け入れ態勢が整っているかを確認する必要があります。以下の4つのポイントを事前にチェックしてください。

• ターゲットメディアの選定：自社の商品やサービスが、どのメディアのどのコーナー（番組）にフィットするか明確になっているか。
• 連絡先の正確性：送り先の部署名、担当者名、FAX番号やメールアドレスは最新の情報に更新されているか。
• 問い合わせ窓口の整備：メディアから連絡があった際、担当者がスムーズに対応できる体制（電話番号やメールの監視）が整っているか。
• プレスキットの用意：高画質な商品画像や、経営者のプロフィール写真などをすぐに提供できるようクラウド等に格納しているか。

特に地方の中小企業がメディア露出を狙う場合、全国紙だけでなく、地元の地方紙やローカルテレビ局を最優先のターゲットに設定することが大切です。地域密着型の情報は、メディア側にとっても価値の高いコンテンツになり得ます。

【手法別】プレスリリースの具体的な送り方と手順

プレスリリースを届けるルートには、主に「メール」「FAX」「郵送」「記者クラブへの持ち込み」「配信サービス」の5つがあります。それぞれの特徴と具体的な手順を解説します。

1. メール送信時のチェックリスト

現代のPR活動において最も一般的かつ即効性の高い方法がメールです。しかし、毎日数百通ものメールを受け取る記者に開封してもらうには工夫が必要です。

• 件名は30文字程度で結論を先頭に置く：【取材提案】など、一目で用件とニュースバリューが伝わるように工夫されているか。
• 一斉送信（CC）は絶対に使用しない：情報漏洩を防ぎ、特別感を演出するために、必ず「BCC」を使用するか、個別送信を行っているか。
• 本文はテキスト形式で簡潔に記述：添付ファイルを開かなくても、メール本文だけで概要（5W1H）が理解できる構成になっているか。
• PDFの容量は適切か：添付するプレスリリースのPDFデータは、2MB〜3MB程度に圧縮されているか（重すぎると受信拒否される原因になります）。

2. FAX送信時のチェックリスト

テレビ局や新聞社など、今でも現場でFAXが重宝されるメディアは少なくありません。紙で出力されるからこその視認性を意識しましょう。

• 白黒印刷でも視認性が高いか：カラー写真や背景デザインが、モノクロ印刷された際に潰れて見えづらくなっていないか。
• 送信票を無駄に付けない：基本的には1枚目（または表紙なしの1枚完結）で、すぐにニュース内容が目に入るように工夫されているか。
• 文字サイズは適切か：FAXで縮小・かすれが発生しても読めるよう、本文の文字サイズは10.5ポイント以上に設定されているか。

3. 郵送（レタープレス）時のチェックリスト

雑誌の編集部や、特定の専門誌、じっくり読んでほしい企画提案の場合には郵送が有効です。

• 宛名は手書き、または個別のラベル印刷か：「御中」だけでなく、可能であれば「〇〇担当 記者様」や「編集長様」と個人名・役職を特定しているか。
• 封筒の表面に「プレスリリース在中」と朱書きしているか：他のDM（ダイレクトメール）と混ざって破棄されるのを防ぐ対策ができているか。
• サンプルや試供品を同封する場合の配慮：食品や壊れやすいものを送る際、事前に受け取りの可否を確認しているか。

4. 記者クラブへの持ち込み手順

公的機関や地方自治体に設置されている「記者クラブ」へ直接資料を配布（投げ込み）する方法です。地方の中小企業にとって、最も信頼性の高いアプローチ手段の一つと言えます。

• 事前のルール確認：該当する記者クラブ（県庁や市役所内）の幹事社に、配布ルールや必要部数（通常20〜40部程度）を事前に電話で確認したか。
• 配布時のマナー：ただ置いて帰るだけでなく、在席している記者に簡潔にあいさつと概要説明を行う準備ができているか。

5. プレスリリース配信サービスの活用

一度に多くのWebメディアへアプローチしたい場合に有効な手段です。ただし、配信サービスだけに頼るのではなく、自社での個別アプローチと併用することが成功の鍵です。

• 配信タイミングの最適化：ターゲット読者や記者が活発に活動する時間帯（平日の午前10時〜11時など）を狙って予約設定しているか。
• キーワード選定：検索エンジンやメディア記者が検索しやすいよう、関連性の高いキーワードが本文やタグに含まれているか。

プレスリリース送信後に取材を呼び込むアプローチ方法

プレスリリースは「送って終わり」ではありません。送信後の丁寧なフォローアップが、取材獲得率80%以上といった高い成果を生み出す分岐点となります。

追跡電話（フォローコール）の実施：
リリース送信後、特にアプローチしたい主要メディアに対して「先ほどお送りしたプレスリリースの件で」と確認の電話を入れます。この際、単に「届いていますか？」と聞くのではなく、「今回の企画は、御番組の〇〇というコーナーにぴったりだと思いご連絡しました」と、メディア側のメリットを提示することが重要です。記者の時間は限られているため、1分程度で簡潔に要点を伝える練習をしておきましょう。

よくある誤解と注意すべきポイント

広報活動を始めたばかりの初心者が陥りがちな誤解を整理しておきます。これらを防ぐことで、メディアとの良好な関係性を長期的に築くことができます。

• 誤解1：すべてのメディアに同じ内容を一斉に送れば良い
  メディアによって興味を持つ切り口は異なります。テレビなら「映像映えするもの」、新聞なら「社会性や地域性」、Webなら「トレンドや意外性」を意識し、送り先ごとにアプローチの文脈を微調整するのが理想的です。
• 誤解2：夜間や休日に送っても読んでもらえる
  記者の勤務時間外に送られたリリースは、翌営業日には大量のメールに埋もれてしまいます。平日の日中（特に火曜日から木曜日の午前中）に届くようスケジュールを調整してください。
• 注意点：過度な売り込みや追客は逆効果
  何度も執拗に電話をかけたり、掲載を強要したりする行為はメディアとの関係を悪化させます。あくまで「社会的に価値のある情報を提供するパートナー」としての姿勢を保ちましょう。

再現性のあるPR活動を自社で実現するために

プレスリリースの送り方は、正しい手順とチェックリストに沿って実行すれば、誰でも再現性高く取材につなげることができます。しかし、「自社の商品をどう切り取ればメディアに響くのか分からない」「リストの作成や送付作業に割くリソースがない」とお悩みの経営者の方も多いのではないでしょうか。

株式会社CA COMPANYでは、取材は偶然ではなく設計できるという考えのもと、露出で終わらせず事業の成果につなげる伴走型PR支援を提供しています。広報ゼロの段階から自ら取材を獲得してきた実体験をベースに、NHKや日経新聞などの全国メディアに掲載された確かな実績を誇ります。もし、取材可能性が極めて低いと判断した案件については、お互いの時間を無駄にしないよう、事前にお断りする誠実な姿勢を大切にしています。

まずは、あなたの会社の強みや魅力がどのようにメディアにアプローチできるか、無料の診断から始めてみませんか。これまでの広告やSNSでの発信に限界を感じている方は、ぜひ一度ご相談ください。

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