プレスリリース後の電話フォロー手順！取材を呼び込む5ステップ

プレスリリースを配信したものの、メディアからの連絡をただ待つだけで終わっていませんか。実は、プレスリリース送信後に適切な電話フォローを行うことで、取材獲得率は最大3倍にまで向上するという実例があります。多くのメディアには毎日数百通ものプレスリリースが届くため、メールやFAXを送るだけでは、どんなに優れた内容であっても見落とされてしまうのが現状です。

この記事では、年間200社以上のPR相談実績を持ち、受注案件の取材獲得率80%以上を誇る株式会社CA COMPANYが、実務者向けに「嫌がられない、かつ取材につながる電話フォローの5ステップ」を徹底解説します。偶然の露出を待つのではなく、設計されたアプローチで確実なメディア露出を狙いましょう。

プレスリリース後の電話フォローが重要な理由

なぜ、プレスリリースを送るだけでなく電話でのフォローが必要なのでしょうか。その理由は、メディア関係者の圧倒的な忙しさにあります。新聞記者やテレビのディレクターは、日々膨大な情報に追われており、自社宛てに届いたプレスリリースをすべて熟読する時間はほとんどありません。メールの件名だけで判断されてしまったり、未読のまま埋もれてしまったりすることが日常茶飯事です。

ここで電話フォローを行う最大の目的は、「送付したプレスリリースを机の上、あるいはメールボックスの最上部に引き上げてもらうこと」です。電話で直接話すことで、テキストだけでは伝わりきらない熱量や、その企画が今なぜ社会に必要なのかという「社会的背景（ニュースバリュー）」を直接伝えることができます。単なる確認作業ではなく、記者との接点を作り出す貴重な営業機会として捉えることが、取材獲得への第一歩となります。

プレスリリース後の電話フォローを成功させる5つのステップ

電話フォローは、ただ闇雲にかければ良いというものではありません。事前の準備から通話後の対応まで、設計された手順を踏むことで成功率が飛躍的に高まります。実務者が今日から実践できる5つのステップを詳しく見ていきましょう。

ステップ1：ターゲットメディアの選定と連絡先の特定

最初のステップは、電話をかけるべきメディアを厳選することです。一斉配信したすべてのメディアに電話をかけるのは現実的ではありませんし、親和性の低いメディアへの電話は逆効果になります。自社の商品やサービスが「どのコーナー」「どの番組」にふさわしいかを徹底的にリサーチし、アプローチ先を絞り込みます。

• ターゲットの絞り込み：地方紙の地域面、業界専門誌の特集コーナー、夕方のニュース番組のトレンド枠など、具体的に指定します。
• 連絡先の特定：代表電話ではなく、可能な限り「〇〇部（経済部、社会部など）」や「〇〇番組制作担当」といった直通の連絡先を調べます。過去に署名記事を書いている記者がいれば、その記者宛てに連絡するのが最も効果的です。

ステップ2：電話をかける最適なタイミングの把握

メディア業界は時間帯によって極めて多忙な「締め切り時間」が存在します。この時間帯に電話をかけてしまうと、それだけで話を聞いてもらえなくなるため、時間帯の選定は非常に重要です。

• 新聞社・通信社：夕方以降は締め切り作業で戦場となるため、午前10時から11時半、または午後1時から3時頃が比較的つながりやすい時間帯です。
• テレビ局（情報・報道番組）：番組の放送直前や放送中は絶対に避けます。生放送が終わった直後の時間帯や、翌日の企画を検討する午後の時間帯（14時〜16時頃）が狙い目です。
• Webメディア・雑誌：締め切り日は媒体によって異なりますが、一般的には週明けの月曜午前中や週末の金曜夕方を避け、火曜から木曜の日中にかけるのが基本です。

ステップ3：記者の興味を引く「15秒トーク」の準備

電話がつながった際、記者が話を聞いてくれる時間は最初の15秒から30秒程度です。ここで「〇月〇日にプレスリリースをお送りした株式会社〇〇ですが、届いていますでしょうか」とだけ伝えても、「メールを見ておきます」と切られてしまいます。冒頭で伝えるべきは、相手にとってのメリット（ニュース性）です。

トークスクリプトには以下の要素を盛り込みます。

• 自己紹介と結論：「〇〇の件でプレスリリースをお送りした、株式会社〇〇の〇〇と申します」
• 社会的背景（なぜ今なのか）：「現在、地域で〇〇という課題が深刻化していますが、それを解決する新しい取り組みを始めました」
• メディア側のメリット：「地域の事業者様への取材や、実際の体験の様子をご取材いただくことが可能です」

ステップ4：丁寧かつ簡潔な電話アプローチの実践

準備が整ったら、実際に電話をかけます。ここでは、へりくだりすぎる必要はありませんが、相手の時間を奪っているという意識を持ち、簡潔かつ丁寧に話すことを心がけます。

実際のトークの流れは以下の通りです。

「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇（媒体名）の〇〇のコーナーを担当されている記者様、または〇〇（分野）のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか。（担当者につながった後）ありがとうございます。私、株式会社〇〇の〇〇と申します。本日午前10時頃に、〇〇（テーマ）に関するプレスリリースをメールにてお送りさせていただきました。今回は、地域で急増する〇〇という課題を解決する日本初のサービスについてのご案内でして、ぜひ〇〇様にご一読いただきたくお電話いたしました。メールの件名は『【取材案内】〇〇〇〇』となっております。今、1分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか」

相手が「今忙しい」と言った場合は、深追いせずに「お忙しいところ失礼いたしました。メールだけお送りしておりますので、お手隙の際にご覧いただけますと幸いです」と引き下がり、好印象を残すことが大切です。

ステップ5：通話後の迅速な資料送付と関係構築

電話で「手元で見つからないから再送して」「興味があるから詳しい資料を送って」と言われた場合は、ここからが勝負です。電話を切ってから5分以内に、お礼の言葉を添えてメールを再送します。このスピード感が、実務者としての信頼感につながります。

また、仮に今回のテーマでは取材に至らなかったとしても、「今後、〇〇のテーマについて特集される際など、いつでも情報提供や専門家としてのコメント対応が可能です」と伝えておくことで、将来的な取材獲得に向けた関係（リレーション）を築くことができます。

電話フォローでよくある誤解と注意点

実務者が陥りがちな、電話フォローに関する誤解や失敗パターンを整理しておきましょう。

• 誤解1：電話をかけるとメディアに嫌がられる
  「メディアに電話をするのは迷惑ではないか」と躊躇する担当者は多いですが、それは「売り込み」の電話をするからです。記者にとって価値のある「ニュースの種」を届ける提案であれば、感謝されることも少なくありません。重要なのは、相手の立場に立った情報提供であるかどうかです。
• 誤解2：すべての配信先に電話をかけなければならない
  一斉配信サービスなどを利用して数百社に送った場合、そのすべてに電話をかけるのは不可能です。本当に取材を獲得したい「本命メディア」を10〜20社程度に絞り込み、そこにリソースを集中させる方が遥かに効果的です。
• 注意点：感情的にならず、誠実に対応する
  電話口の記者が冷たい対応をすることもありますが、決して感情的になってはいけません。メディア関係者は常に締め切りと戦っています。相手の状況を察し、常に丁寧で誠実な態度を貫くことが、長期的なメディアリレーションズにおいて最も重要です。

電話フォローをスムーズに進めるためのチェックリスト

電話をかける前に、以下の項目が準備できているか確認してください。

• アプローチするメディアのターゲット番組・コーナー名が明確になっているか
• プレスリリースを送信した日時、メールの件名、送信元メールアドレスが手元に控えてあるか
• 記者が電話口で「何がニュースなのか」を15秒で理解できるトークスクリプトがあるか
• 追加の画像素材や、取材時に提供できる「体験機会」「インタビュー対象者」のリストが用意されているか
• 相手が不在だった場合の折り返し用連絡先や、再送用メールの文面が準備できているか

取材を偶然にしない！CACOMPANYのPR支援サービス

プレスリリース送信後の電話フォローは、メディア露出を確実なものにするための強力な手段ですが、日々の業務に追われる実務者の方にとって、メディア選定や適切なアプローチを継続することは容易ではありません。「電話をかける勇気が出ない」「どのような切り口で話せば記者の心に響くのか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

株式会社CA COMPANY（CACOMPANY）では、「取材は偶然ではなく設計できる」という信念のもと、NHKや日経新聞などの全国メディアから地方メディアまで、多数の取材獲得実績を積み上げてきました。単にプレスリリースを執筆・配信するだけでなく、記者に届く切り口の設計から、露出を成果につなげる伴走支援までをトータルでサポートいたします。もし取材可能性が極めて低いと判断した案件については、事前にお断りする誠実な姿勢を大切にしています。

「いい商品があるのに認知度が上がらない」「再現性のあるPR手法を取り入れたい」とお考えの経営者様や広報担当者様は、ぜひ一度私たちのサービスをご検討ください。現在、60分の無料PR戦略診断を実施しております。自社の強みをどうメディアに伝えるべきか、具体的な戦略を一緒に描きませんか。

まとめ：設計された電話フォローで確実な取材獲得へ

プレスリリースを配信した後の電話フォローは、メディア露出の確率を劇的に高める最後のピースです。ターゲットを絞り込み、適切な時間帯に、記者の関心を惹くトークを用意してアプローチする。この5つのステップを実務として仕組み化することで、属人的な広報から脱却し、再現性の高いPR活動が可能になります。

まずは今回のチェックリストを参考に、本命メディア5社への電話フォローから始めてみてください。さらに本格的なPR体制の構築や、取材獲得率を高めるプレスリリースの設計をご希望の方は、お気軽にCACOMPANYまでご相談ください。皆様からのご連絡を心よりお待ちしております。

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